L'Ufficio Affari Generali di un Comune svolge una serie di compiti amministrativi e di supporto, fondamentali per il buon funzionamento dell'ente e per facilitare l'erogazione dei servizi ai cittadini. Ecco alcune delle principali funzioni:
- Gestione della Segreteria Generale: Coordina le attività amministrative dell’ente, supporta il Segretario Comunale e assiste nelle pratiche amministrative, nei procedimenti burocratici e nel mantenimento dei protocolli interni.
- Protocollo e Archivio: Gestisce la documentazione ufficiale del Comune, occupandosi della protocollazione in entrata e in uscita, dell’archiviazione e della conservazione dei documenti, garantendo un accesso efficiente e sicuro alle informazioni.
- Servizio di Comunicazione e Informazione: Mantiene i canali di comunicazione istituzionale con i cittadini, pubblicando informazioni importanti sul sito web comunale, sui social e tramite comunicati ufficiali.
- Relazioni Interne ed Esterne: Facilita la collaborazione tra i vari uffici comunali, le istituzioni pubbliche e le realtà del territorio (enti, associazioni, etc.), organizzando anche incontri, eventi e celebrazioni ufficiali.
- Supporto agli Organi Istituzionali: Assiste il Sindaco, la Giunta e il Consiglio Comunale nella preparazione delle delibere, delle ordinanze, degli atti amministrativi e dei verbali delle sedute, assicurando la corretta documentazione e conformità normativa.
- Gestione delle Risorse Logistiche e Strumentali: Provvede all’acquisto e alla gestione delle attrezzature, dei materiali di cancelleria e degli strumenti necessari per il funzionamento degli uffici, occupandosi anche della manutenzione degli spazi di lavoro.
- Privacy e Sicurezza: Garantisce che le attività dell’ente rispettino le normative sulla privacy (GDPR) e sulla sicurezza dei dati, collaborando con l’Ufficio Informatico e il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) per la tutela delle informazioni sensibili.
- Organizzazione Eventi e Cerimonie: Pianifica e coordina eventi ufficiali, manifestazioni e cerimonie istituzionali, sia in ambito locale sia per la partecipazione a iniziative di rilievo nazionale.